Do zawierania umów w imieniu zleceniodawcy oraz do odbierania dla niego oświadczeń agent jest uprawniony tylko wtedy, gdy ma do tego umocowanie. Następstwem udzielenia pełnomocnictwa jest to, że podejmowane przez agenta-pełnomocnika czynności prawne w zakresie jego umocowania wywierają bezpośrednie skutki w sferze prawnej zleceniodawcy. Zatem agent staje się stroną nabywającą prawa i obciążoną obowiązkami z momentem dokonania przez agenta stosownych czynności.
Zakres umocowania agenta
W razie jakichkolwiek wątpliwości przyjmuje się, że agent jest upoważniony do:
- przyjmowania dla zleceniodawcy zapłaty za świadczenie, które spełnia za zleceniodawcę;
- przyjmowania dla niego świadczeń, za które płaci;
- odbierania zawiadomień o wadach oraz oświadczeń dotyczących wykonania umowy, którą zawarł w imieniu zleceniodawcy.
Dzięki takiemu uregulowaniu klient ma pewność, że agent jest należycie umocowany i, że spełniając świadczenie wzajemne z umowy, zawiadamiając o wadach lub o wykonaniu umowy, czyni to ze skutkiem dla zleceniodawcy.
Jeśli agent zawierający umowę w imieniu zleceniodawcy nie ma umocowania albo przekroczy jego zakres umowę uważa się za potwierdzoną, jeśli zleceniodawca niezwłocznie po otrzymaniu wiadomości o zawarciu umowy nie oświadczy klientowi, że umowy nie potwierdza. Kodeks cywilny nie mówi o tym kto ma zawiadomić zleceniodawcę o zawarciu umowy. Nieważne jest zatem źródło z jakiego zleceniodawca dowie się o umowie. Bez znaczenia jest także forma w jakiej otrzyma się tą wiadomość.
Rodzaj pełnomocnictwa
Do zawierania umów z reguły potrzebne jest pełnomocnictwo rodzajowe, a czasem pełnomocnictwo do poszczególnej czynności. Jeśli natomiast ważność umowy zawieranej przez agenta zależy od formy szczególnej (np. notarialnej), to pełnomocnictwo do zawarcia umowy powinno być także udzielone w tej szczególnej formie.
Zakres pełnomocnictwa udzielonego agentowi nie powinien kolidować z treścią umowy agencyjnej, ale też nie musi się z nią w pełni pokrywać. W przypadku rozbieżności między treścią umowy agencyjnej a brzmieniem pełnomocnictwa o stosunku między zleceniodawcą a agentem oraz o ich wzajemnych prawach i obowiązkach decyduje przede wszystkim treść umowy agencyjnej, ponieważ pełnomocnictwo legitymizuje tylko agenta wobec osób trzecich.
Prokura
Umocowanie agenta do działania w imieniu zleceniodawcy może także wynikać z prokury. Jest to pełnomocnictwo udzielone przez przedsiębiorcę podlegającego obowiązkowemu wpisu do rejestru przedsiębiorców. Obejmuje ono umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa.
Prokura powinna być udzielona na piśmie. Brak tej formy skutkuje nieważnością umowy agencyjnej. Prokurentem może być osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych.
Prokury można udzielić kilku osobom łącznie lub oddzielnie. Prokurent może ustanowić pełnomocnika do poszczególnych czynności lub pewnego rodzaju czynności. Prokura nie może być przeniesiona. Można ją natomiast odwołać w każdym czasie. Wygasa ona wskutek wykreślenia przedsiębiorcy z rejestru, a także ogłoszenia upadłości, otwarcia likwidacji oraz przekształcenia przedsiębiorcy. Prokura wygasa wraz ze śmiercią prokurenta. Natomiast śmierć przedsiębiorcy oraz utrata przez niego zdolności do czynności prawnych nie powoduje jej wygaśnięcia.