Umowa agencyjna – pojęcie

W umowie agencyjnej przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do stałego pośredniczenia przy zawieraniu umów z klientami zleceniodawcy albo do zawierania umów w jego imieniu. Stałe pośredniczenie, o którym mowa następuje odpłatnie i w zakresie działalności przedsiębiorstwa agenta.

Umowa agencyjna może być zawarta w dowolnej formie (ustnej, pisemnej, aktu notarialnego itd.).

Do zawierania umów w imieniu zleceniodawcy oraz do odbierania dla niego oświadczeń agent uprawniony jest tylko wtedy, gdy ma do tego odpowiednie umocowanie. Ponadto Kodeks cywilny wprowadza domniemanie upoważnienia agenta. W razie wątpliwości przyjmuje się, że agent upoważniony jest do przyjmowania dla zleceniodawcy zapłaty za świadczenie, które spełnia za zleceniodawcę, oraz do przyjmowania dla niego świadczeń, za które płaci, jak również do odbierania zawiadomień o wadach oraz oświadczeń dotyczących wykonania umowy, którą zawarł w imieniu zleceniodawcy.

W przypadku, gdy agent zawierający umowę w imieniu zleceniodawcy nie ma umocowania albo przekroczy jego zakres umowę uważa się za potwierdzoną, jeśli zleceniodawca niezwłocznie po otrzymaniu wiadomości o zawarciu umowy nie oświadczy klientowi, że umowy nie potwierdza.

Strony umowy agencyjnej

Stronami umowy agencyjnej są: przyjmujący zlecenie (agent) oraz zleceniodawca. Oboje powinni być profesjonalistami. Zleceniodawca powinien być przedsiębiorcą (osobą fizyczna lub prawną lub jednostką organizacyjną niebędąca osobą prawną, ale mająca zdolność prawną prowadzącą we własnym imieniu działalność gospodarczą lub zawodową). Z kolei agent powinien zobowiązywać się w zakresie działalności swojego przedsiębiorstwa.

Ile trwa umowa agencyjna?

Umowę agencyjną można zawrzeć zarówno na czas oznaczony, jak i nieoznaczony. W pierwszym przypadku umowa wygasa wraz z nadejściem umówionego terminu. Dopuszczalne jest także rozwiązanie umowy za porozumieniem stron.

Jeśli po upływie terminu na jaki umowa agencyjna została zawarta strony nadal ją wykonują przyjmuje się, że została ona zawarta na czas nieoznaczony. Umowa agencyjna zawarta na czas oznaczony przekształca się więc w umowę zawartą na czas nieoznaczony.

Prawa i obowiązki agenta

Agent występujący jako pośrednik powinien aktywnie działać na rzecz i w interesie zleceniodawcy w celu stworzenia mu możliwości zawierania umów z klientami. Działania te mogą polegać m.in. na:

  • wyszukiwaniu kontrahentów i skłanianiu ich do zawarcia umowy ze zleceniodawcą,

  • pomaganiu w kształtowaniu treści umów,

  • pomaganiu w redagowaniu umów,

  • zaznajamianiu potencjalnych kontrahentów z profilem działalności zleceniodawcy,

  • przedstawianiu i gromadzeniu ofert,

  • sprawdzaniu zdolności kredytowej i wypłacalności przyszłych kontrahentów.

Natomiast agent-przedstawiciel powinien wyręczać zleceniodawcę w określonych czynnościach prawnych (np. w zawieraniu umów).

Agent musi także przekazywać wszelkie informacje mające znaczenie dla zleceniodawcy (m.in. na temat liczby zawartych umów oraz ich treści).

Obowiązkiem agenta jest także przestrzeganie wskazówek zleceniodawcy. Nie mogą one jednak zmieniać obowiązków stron, a ich przestrzeganie nie możeUmowa agencyjna dotyczy stałego pośredniczenia przy zawiearniu umów z klientami. wiązać się z dodatkowymi kosztami po stronie agenta. Nieprzestrzeganie wskazówek na ogół nie powoduje odpowiedzialności odszkodowawczej agenta. Może on jednak utracić przysługujące mu z mocy umowy prawo do wynagrodzenia.

Agent powinien również podejmować czynności potrzebne do ochrony praw zleceniodawcy (np. przekazać zleceniodawcy informację o roszczeniu osoby trzeciej wobec zleceniodawcy i wskazać pełnomocnika procesowego).

Na ogół za wykonywanie obowiązków nie należy się agentowi wynagrodzenie. Jeśli jednak poniesione przez agenta wydatki związane z ochroną praw, przekazywaniem informacji, czy też z wykonywaniem wskazówek przekraczają zwykłą miarę, agent może żądać ich zwrotu. Strony mogą także ustalić dodatkowe wynagrodzenie za przekazywanie informacji przez zleceniodawcę lub spełnianie jego wskazówek.

Agent może domagać się uzyskania wglądu do ksiąg przez biegłego albo uzyskania wyciągu z ksiąg rachunkowych zleceniodawcy. Jeśli strony nie dogadają się w kwestii wyboru biegłego agent może wytoczyć powództwo do sądu o dokonanie wglądu i wyciągu z ksiąg przez biegłego wskazanego przez sąd. Powództwo można wytoczyć w ciągu 6 miesięcy od dnia zgłoszenia żądania zleceniodawcy.

Z reguły agent nie może żądać zwrotu wydatków związanych z wykonaniem zlecenia, ponieważ wydatki te wiążą się z ryzykiem działalności gospodarczej agenta, za którą otrzymuje on prowizję. Agent może jednak domagać się zwrotu wydatków, o których mowa, gdy były one uzasadnione oraz ich wysokość przekracza zwykłą w danych stosunkach miarę. Za uzasadnione należy uznać te wydatki, których celem jest doprowadzenie do zawarcia umowy między klientem a zleceniodawcą. Z kolei wydatki przekraczające zwykłą miarę to wydatki, które nie są uzależnione od od miejsca prowadzonej przez agenta działalności gospodarczej.

Prawa i obowiązki zleceniodawcy

Zleceniodawca ma obowiązek przekazania agentowi dokumentów oraz informacji potrzebnych do prawidłowego wykonania umowy (np. pełnomocnictwo do wykonywania umowy agencyjnej). Powinien je przekazać w terminie przewidzianym w umowie lub niezwłocznie po ich uzyskaniu, jeśli umowa nic nie mówi na ten temat. Nieprzekazanie dokumentów lub informacji naraża zleceniodawcę na odpowiedzialność odszkodowawczą.

Zleceniodawca powinien także zawiadomić agenta w rozsądnym czasie przyjęciu lub odrzuceniu propozycji zawarcia umowy, a także o niewykonaniu umowy, przy której zawarciu agent pośredniczył lub którą zawarł w imieniu zleceniodawcy.

Kolejnym obowiązkiem zleceniodawcy jest zawiadomienie agenta w rozsądnym czasie o tym, że liczba umów, których zawarcie przewiduje lub wartość ich przedmiotu będzie znacznie niższa niż ta, której agent mógłby się normalnie spodziewać. Naruszenie tego obowiązku powoduje odpowiedzialność odszkodowawczą zleceniodawcy.

Zleceniodawca musi także przekazywać agentowi w formie oświadczenia wszelkie dane stanowiące podstawę obliczenia prowizji. Naruszenie tego obowiązku powoduje odpowiedzialność odszkodowawczą

Wspólne prawa agenta i zleceniodawcy

Agent i zleceniodawca mają prawo żądać od drugiej strony pisemnego potwierdzenia treści umowy oraz postanowień, które ją zmieniają lub uzupełniają. Niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązku pisemnego potwierdzenia powoduje odpowiedzialność odszkodowawczą.

Niezwykle istotnym obowiązkiem obu stron umowy agencyjnej jest obowiązek lojalności. Przykładem lojalności jest zakaz wykorzystywania informacji przekazanych agentowi przez zleceniodawcę, zakaz działania w interesie klienta, zachowanie w tajemnicy informacji przekazanych przez zleceniodawcę, czy też zakaz prowadzenia konkurencyjnej działalności. W zakresie pojęcia „lojalności” mieści się również niezwłoczne przekazywanie sobie nawzajem informacji, które mogą mieć znaczenie dla praw i obowiązków drugiej strony. Naruszenie tego obowiązku wiąże się z odpowiedzialnością odszkodowawczą. Pozwala również na wypowiedzenie umowy agencyjnej ze skutkiem natychmiastowym.

Wynagrodzenie

Umowa agencyjna jest umową odpłatną. Strony w umowie mogą określić w jaki sposób będzie wypłacane wynagrodzenie. W braku postanowień umownych agentowi należy się prowizja (najczęściej płatna w formie pieniężnej).

Wysokość prowizji zależy od liczby lub wartości zawieranych umów. Można ją ustalić w umowie. Jeśli jednak tego nie zrobiono należy się prowizja w wysokości zwyczajowo przyjętej w stosunkach danego rodzaju, w miejscu działalności prowadzonej przez agenta. Na ogół jest ono podane w umowie (zwykle jest to województwo, dany region albo kraj). Jeśli nawet ten sposób zawodzi, to agentowi należy się prowizja w odpowiedniej wysokości uwzględniającej wszystkie okoliczności bezpośrednio związane z wykonaniem zleconych mu czynności.

Kiedy można żądać prowizji?

W określonych przypadkach agent może domagać się zapłaty prowizji.Agent może domagać się prowizji od umów zawartych w czasie trwania umowy agencyjnej, jeśli do zawarcia tych umów doszło w wyniku jego działalności lub jeśli zostały one zawarte z klientami pozyskanymi przez agenta poprzednio dla umów tego samego rodzaju.

Agent może mieć prawo wyłączności w odniesieniu do oznaczonej grupy klientów lub obszaru geograficznego. Jeśli w takim przypadku w czasie trwania umowy agencyjnej została bez udziału agenta zawarta umowa z klientem z tej grupy lub obszaru agent może żądać prowizji od tej umowy. Zleceniodawca musi wtedy w rozsądnym czasie zawiadomić agenta o zawarciu takiej umowy.

Agent nie może domagać się prowizji, jeśli należy się ona poprzedniemu agentowi., chyba że z okoliczności wynika, że względy słuszności przemawiają za podziałem prowizji między obu agentów.

Czy za umowy zawarte po rozwiązaniu umowy agencyjnej należy się prowizja?

Aby agent mógł żądać prowizji od umowy zawartej po rozwiązaniu umowy agencyjnej muszą być spełnione przesłanki z art. 761 KC. Zatem umowa agencyjna musi być zawarta w wyniku działalności agenta lub z klientami uzyskanymi przez niego poprzednio dla umów tego rodzaju. Ponadto agent lub zleceniodawca musi otrzymać od klienta propozycję zawarcia umowy przed rozwiązaniem umowy agencyjnej.

Oprócz tego agent może żądać prowizji od umowy zawartej po rozwiązaniu umowy agencyjnej, jeśli do jej zawarcia doszło w przeważającej mierze w wyniku jego działalności w okresie trwania umowy agencyjnej i w rozsądnym czasie od jej rozwiązania.

Kiedy agent nabywa prawo do prowizji?

Jeśli umowa nie stanowi inaczej agent nabywa prawo do prowizji z chwilą, w której zleceniodawca powinien był zgodnie z umową z klientem spełnić świadczenie albo faktycznie je spełnił albo też swoje świadczenie spełnił klient. Termin spełnienia świadczenia przez klienta lub zleceniodawcę powinie być określony w umowie, przy której agent pośredniczył albo w przepisach Kodeksu cywilnego. Strony mogą jednak postanowić inaczej.

Jeśli umowa zawarta między zleceniodawcą a klientem ma być wykonywana w częściach agent nabywa prawo do prowizji w miarę wykonywania tej umowy.

Roszczenie o zapłatę prowizji staje się wymagalne wraz z upływem ostatniego dnia miesiąca następującego po kwartale, w którym agent nabył prawo do prowizji.

Prowizja del credere

W umowie agencyjnej zawartej w formie pisemnej można zastrzec, że agent za odrębnym wynagrodzeniem w uzgodnionym zakresie odpowiadał będzie za wykonanie zobowiązania przez klienta. To dodatkowe zobowiązanie zwane jest prowizją del credere. Niezachowanie formy pisemnej powoduje jej nieważność.

Jeśli umowa nie stanowi inaczej agent odpowiedzialny jest za to, że klient spełnił świadczenie. Odpowiedzialność agenta może dotyczyć tylko oznaczonej umowy lub umów z oznaczonym klientem, przy których zawarciu agent pośredniczył albo które zawarł w imieniu zleceniodawcy.

Wysokość prowizji strony mogą określić w umowie. W braku takiego uregulowania prowizję ustala się na podstawie reguł z art. 758.1 KC, a więc wysokość prowizji zależy od liczby lub wartości zawartych umów i należy się w wysokości zwyczajowo przyjętej w stosunkach danego rodzaju w miejscu działalności prowadzonej przez agenta.

Wypowiedzenie umowy agencyjnej zawartej na czas nieoznaczony

Umowę agencyjną zawartą na czas nieoznaczony w pierwszym roku trwania umowy można wypowiedzieć na miesiąc naprzód, w drugim roku trwania umowy na 2 miesiące naprzód, a w 3 i kolejnych latach na 3 miesiące naprzód.

Nie jest dopuszczalne skracanie tych terminów. Można je natomiast przedłużyć, lecz termin ustalony dla zleceniodawcy nie może być krótszy niż termin ustalony dla agenta. Termin wypowiedzenia upływa z końcem miesiąca kalendarzowego (z końcem ostatniego dnia w danym miesiącu).

Powyższe terminy stosuje się także do umów zawartych na czas oznaczony, które następnie zostały przekształcone w umowy zawarte na czas nieoznaczony.

Wypowiedzieć umowę można w dowolnej formie, jeśli jednak została ona zawarta w formie pisemnej, to wypowiedzenie powinno nastąpić w takiej samej formie. Brak formy pisemnej w takim przypadku nie powoduje jednak żadnych negatywnych konsekwencji dla stron.

Wypowiedzenie umowy agencyjnej zawartej na czas oznaczony

Umowę agencyjną zawartą na czas oznaczony także można wypowiedzieć i to bez zachowania terminów wypowiedzenia. Przesłanki wypowiedzenia w takim przypadku są następujące:

  • niewykonanie przez jedną ze stron obowiązków w całości lub w znacznej części, oraz

  • zaistnienie nadzwyczajnych okoliczności. Są to zdarzenia niezależne od działania zleceniodawcy i agenta, a które mają wpływ na treść stosunku zobowiązaniowego (np. strajki, blokady celne itp).

Świadczenie wyrównawcze

Po rozwiązaniu umowy agencyjnej agent może żądać tzw. świadczenia wyrównawczego, jeśli w czasie trwania umowy agencyjnej pozyskał nowych klientów lub doprowadził do istotnego wzrostu obrotów z dotychczasowymi klientami, a zleceniodawca czerpie nadal znaczne korzyści z umów z tymi klientami. Świadczenie wyrównawcze przysługuje agentowi, jeśli biorąc pod uwagę wszystkie okoliczności, a zwłaszcza utratę przez agenta prowizji od umów zawartych przez zleceniodawcę z tymi klientami przemawiają za tym względy słuszności.

Nowi klienci to podmioty, które do chwili zawarcia umowy agencyjnej nie zawierały umów ze zleceniodawcą. Natomiast korzyścią jest zysk, który zwiększa się na skutek obniżenia kosztów zakupu lub zwiększenia sprzedaży.

Świadczenie wyrównawcze nie może przekroczyć wysokości wynagrodzenia agenta za jeden rok obliczonego na podstawie średniego rocznego wynagrodzenia uzyskanego w okresie ostatnich 5 lat. Jeśli natomiast umowa agencyjna trwała krócej niż 5 lat wynagrodzenie oblicza się z uwzględnieniem średniej z całego okresu jej trwania.

Świadczenie wyrównawcze nie przysługuje, jeśli:

  1. zleceniodawca wypowiedział umowę na skutek okoliczności, za które odpowiedzialność ponosi agent i które usprawiedliwiają wypowiedzenie umowy bez zachowania terminu wypowiedzenia;

  1. agent wypowiedział umowę, chyba że wypowiedzenie jest uzasadnione okolicznościami, za które odpowiada zleceniodawca, albo jest usprawiedliwione wiekiem, ułomnością lub chorobą agenta, a względy słuszności nie pozwalają domagać się od niego dalszego wykonywania czynności agenta;

  1. agent za zgodą zleceniodawcy przeniósł na inną osobę swoje prawa i obowiązki wynikające z umowy.

Zakaz konkurencji

Strony mogą w umowie (na piśmie) ustanowić zakaz konkurencji, czyli ograniczyć działalności agenta o charakterze konkurencyjnym. Niezachowanie formy pisemnej skutkuje nieważnością takiego postanowienia. Za takie ograniczenie agentowi należy się odpowiednia suma pieniężna. Agent nie otrzyma jej jednak, gdy umowa agencyjna zostanie wypowiedziana z jego winy lub jeśli umowa stanowi, że zleceniodawca nie ma obowiązku zapłaty wynagrodzenia za okres obowiązywania zakazu konkurencji.

Zakaz konkurencji dotyczy gospodarczej sfery działalności danego podmiotu oraz pozagospodarczych dziedzin aktywności, które zostały określone w aktach założycielskich, statutach, regulaminach organizacyjnych itp. Można go wprowadzić na okres po rozwiązaniu umowy agencyjnej. Zakaz konkurencji jest ważny, jeśli dotyczy grupy klientów lub obszaru geograficznego objętych działalnością, a także rodzaju towarów lub usług stanowiących przedmiot umowy. Zatem musi to być obszar, w którym agent faktycznie prowadził działalność.

Ograniczenie, o którym mowa nie może być zastrzeżony na dłużej niż 2 lata od rozwiązania umowy.

Do dnia rozwiązania umowy można odwołać zakaz konkurencji. Odwołuje się go piśmie. Niezachowanie tej formy skutkuje nieważnością odwołania. Z zakazu konkurencji agent może się także zwolnić, jeśli wypowiedział umowę na skutek okoliczności, za które odpowiedzialność ponosi zleceniodawca.